2 mois avant le début de la manifestation

L’organisateur confirme à la direction du Centre Janssen (centre.janssen@obspm.fr) la date et le lieu de la manifestation, pour maintenir le site web du Centre à jour.

Réservation de salles

– Pour réserver vos salles à l’Observatoire, utilisez l’outil de réservation de salles de l’Observatoire : https://reservations.obspm.fr/
– Le Centre Jules Janssen dispose aussi de plusieurs salles à Meudon (capacité de 8 à 24 personnes). Si vous n’en avez pas fait la demande dans votre réponse à l’appel d’offre, mais que vous souhaiteriez utiliser ces salles, contactez-nous (centre.janssen@obspm.fr)
– Si vous utilisez les salles du Centre Janssen, lisez aussi la procédure spécifique pour les organisateurs : salles du Centre Janssen.

1 mois avant le début de la manifestation

Réservation de billets de transport et d’hôtels :

– Transmettre au service gestionnaire de votre laboratoire la liste des personnes pour lesquelles sont à prévoir des billets de transport et/ou des hébergements (liste comportant nom prénom et adresse email).

15 jours avant le début de la manifestation

– Transmettre la liste des participants extérieurs aux gardiens du site sur lequel aura lieu la manifestation
acces.campusdemeudon@observatoiredeparis.psl.eu
(Poste de garde Meudon : 01 45 07 74 60)
acces.campusdeparis@observatoiredeparis.psl.eu
(Poste de garde Paris : 01 40 51 21 77)
en mettant en copie
admin.psis@observatoiredeparis.psl.eu,
mokhtar.sadji@obspm.fr et
centre.janssen@obspm.fr
– Informations à fournir au service gestionnaire de votre laboratoire :
— Dates, horaires, lieu et nom de la manifestation ;
— Nom et coordonnées du responsable de la manifestation (e-mail, téléphone bureau, portable).
– Pauses café (devis Convivio) :
— prendre contact avec le service gestionnaire de votre laboratoire pour faire la demande de devis ;
— préciser le nom de l’evenement au Centre Janssen, bâtiment, n° salle et horaire ;
— Préciser le nom de l’organisateur et son numéro de telephone.
– Repas cantine :
— Identifier le nombres de participants extérieurs à l’Observatoire qui déjeuneront à la cantine ;
— Contacter le service gestionnaire de votre laboratoire pour demander un devis pour ces participants extérieurs que vous souhaitez faire déjeuner à la cantine ;
— Informer en plus le chef de cantine du site sur lequel la manifestation à lieu du nombre de participants total qui déjeuneront le midi,
Meudon : franck.mousset@convivio.fr, tel : 01 55 92 52 62 ;
Paris : cyril.hachet@convivio.fr, tel : 01 40 51 21 79.

3 jours avant le début de la manifestation

– Demander au service informatique de votre laboratoire des accès WIFI pour les personnes extérieures à l’Observatoire qui n’auraient pas accès à eduroam.
– Repas cantine :
— Option 1 : Imprimer la liste des participants extérieurs qui déjeuneront à la cantine en précisant : le nom de la manifestation, sa date et le n° du bon de commande fourni par votre gestionnaire.
— Option 2 : Préparer les coupons repas : un coupon par repas et par personne ; chaque coupon comporte le nom du responsable de la manifestation, le nom du laboratoire et la date de chaque repas.

Jour de la manifestation

– Distribuer les ordres de mission et les enveloppes d’envoi des originaux de billets de transports aux participants bénéficiaires de bons de transport ou d’hébergement.
– Récupérer les ordres de missions signés et les rendre au secrétariat de votre laboratoire.
– Donner la liste des participants extérieurs (option 1) qui déjeunent à la cantine pour que la caissière puisse cocher les noms ; le dernier jour de la manifestation compter le nombre de repas avec la caissière et transmettre à votre gestionnaire, le nombre de repas consommés pour qu’elle modifie le nombre de repas facturés dans sa commande SIFAC.
Pour l’option 2, compter le nombre de coupon repas que la caissière a acquis et transmettre à votre gestionnaire, le nombre de repas consommés pour qu’elle modifie le nombre de repas facturés dans sa commande SIFAC.

Informations pratiques

– Accès à la cantine : à partir de 13h
– Accès à la cantine non autorisé aux extérieurs pour le repas de Noël et le repas du solstice !

Après la manifestation (la semaine qui suit)

– Donner le bilan budgétaire et indiquer les reliquats éventuels ;
– Donner vos remarques pour améliorer le fonctionnement des ateliers.

Recommandations

– Les pieds des écrans sont fragiles : évitez de déplacer les écrans.
– Si par mégarde vous cassez quelque chose, merci de nous avertir à centre.janssen@obspm.fr
– Ne pas laisser d’appareils sous tension, éteindre l’éclairage, fermer les fenêtres.
– L’organisateur doit veiller à ce qu’il n’y ait pas de personne isolée : personne ne doit rester seul dans les locaux.